Datenschutzerklärung Roncomaglio-Portal

Stand: 6. November 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten in diesem Portal ist:

Urs Iseli
Linsentalstrasse 9
8482 Sennhof (Winterthur)
Schweiz
E-Mail: roncomaglio@uinet.ch

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für das Verwaltungsportal des Ferienhauses Roncomaglio unter roncomaglio.uinet.ch. Das Portal ist nicht öffentlich: Zugang haben nur eingeladene Personen (Familie und Freunde) sowie die Verwaltung des Hauses. Es gibt keine Selbstregistrierung und keine öffentlichen Beiträge; das Gästebuch (Ziffer 3) ist nur für angemeldete Benutzer sichtbar. Massgebend ist das Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG). Soweit die DSGVO im Einzelfall anwendbar ist, gelten die Rechte nach Ziffer 11 entsprechend.

3. Welche Daten wir bearbeiten

Benutzerkonto: Name, E-Mail-Adresse, Adresse (Strasse, PLZ, Ort, für die Rechnung, vom Benutzer selbst und von der Verwaltung gepflegt), Staat (für die Abrechnung der Aufenthaltssteuer), Rolle, Zeitpunkt der letzten Anmeldung sowie die für die Anmeldung nötigen Daten (öffentlicher Schlüssel und Bezeichnung des Passkeys, einmalige Einladungs- und Anmeldelinks).

Buchungen: Reisezeitraum, Anzahl Personen (Erwachsene und Kinder bis 14 Jahre), Nachricht an die Verwaltung, Rückfragen der Verwaltung, Status der Buchung mit dem Verlauf der Statuswechsel (Zeitpunkt, Bearbeiter, Begründung) und die vereinbarten Preise.

Rechnungen und Zahlungen: Rechnungsnummer, Name und Adresse des Rechnungsempfängers zum Zeitpunkt der Ausstellung, Positionen und Beträge, Referenznummer der QR-Rechnung, Datum und Betrag des Zahlungseingangs. Für den Zahlungsabgleich liest die Verwaltung den Kontoauszug (CSV) von PostFinance vorübergehend ein; die Datei und die Angaben anderer Zahler werden nicht gespeichert, übernommen werden nur Datum und Betrag bestätigter Zahlungen. Für den Abgleich werden Angaben aus dem Kontoauszug der Bank (z. B. Name der zahlenden Person) verwendet.

Verträge: Der erzeugte Vertrag mit den Angaben zur Buchung.

Daten für die Gästemeldung: Für Aufenthalte müssen die Gäste auf dem kantonalen Portal der Polizei angemeldet werden. Dafür erfassen wir pro Buchung von einer Person der Reisegruppe (Mitreisende werden nicht einzeln erfasst) die Angaben, die das Meldeportal verlangt, insbesondere Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, Wohnadresse sowie Ausweisart und Ausweisnummer. Diese Angaben werden nur für die Meldung und für die Abrechnung der Aufenthaltssteuer verwendet.

Gästebuch: Einträge im elektronischen Gästebuch bestehen aus dem Text und optional einem Bild, die der Benutzer freiwillig verfasst, sowie seinem Namen und dem Zeitpunkt des Eintrags. Alle angemeldeten Benutzer und die Verwaltung können die Einträge mit Namen und Datum sehen. Bilder werden verkleinert und neu gespeichert, Metadaten wie der Aufnahmeort werden dabei entfernt. Bitte keine Angaben über Dritte oder Fotos von Personen ohne deren Einverständnis eintragen.

Technische Daten: Beim Aufruf werden IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browserangaben in Server- und Sicherheitsprotokollen gespeichert. Sie dienen dem sicheren Betrieb und der Abwehr von Angriffen.

Gast-WLAN: Sobald Zugangscodes für das Gast-WLAN im Portal angezeigt werden, wird der Code der Buchung zugeordnet und bis zur Abreise gespeichert.

4. Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten die Daten, um

• Reservationen entgegenzunehmen, zu prüfen, zu bestätigen und zu verwalten,
• Preise, Aufenthaltssteuer, Rechnungen und Zahlungen abzuwickeln,
• Verträge zu erstellen und zu versenden,
• Benachrichtigungen per E-Mail zu senden (Anfrage, Bestätigung, Zahlungserinnerung),
• die Hauskosten und die Abrechnung mit der Tourismusorganisation zu führen,
• die gesetzlich vorgeschriebene Gästemeldung vorzunehmen,
• den Zugang zu schützen und das Portal sicher zu betreiben,
• weitere gesetzliche Pflichten zu erfüllen (z. B. Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen).

Eine Bearbeitung zu Werbe- oder Analysezwecken findet nicht statt.

5. Anmeldung mit Passkey

Die Anmeldung erfolgt mit einem Passkey. Biometrische Merkmale (Fingerabdruck, Gesicht) oder PIN verlassen Ihr Gerät nie. Das Portal speichert nur den öffentlichen Schlüssel. Als Alternative kann ein einmaliger Anmeldelink per E-Mail angefordert werden. Einladungs- und Anmeldelinks sind einmalig verwendbar und zeitlich begrenzt.

6. Cookies

Das Portal setzt ausschliesslich technisch notwendige Cookies:

• Sitzungs-Cookie: hält Sie nach der Anmeldung angemeldet. Es läuft nach kurzer Inaktivität oder beim Abmelden ab.
• Sicherheits-Cookie (CSRF-Schutz): schützt Formulare vor Missbrauch.

Es gibt keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies und keine eingebetteten Inhalte von Drittanbietern. Schriften und Skripte werden vom eigenen Server geladen, es werden keine Daten an Schriften- oder Analysedienste übermittelt.

7. Empfänger und Weitergabe

Wir geben Personendaten nur weiter, wenn es für die genannten Zwecke nötig ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht:

• E-Mail-Versand: Benachrichtigungen werden über den Mailserver von Hostpoint (Schweiz) versendet.
• Organizzazione turistica Lago Maggiore e Valli, Locarno: Für die Abrechnung der Aufenthaltssteuer erhält sie die Angaben zu Aufenthalten, die ihre Vorlage verlangt (insbesondere Name, Staat, Zeitraum, Anzahl Personen über und bis 14 Jahre und Übernachtungen).
• Polizeibehörde: Die Daten der Gästemeldung werden im kantonalen Meldeportal der Polizei erfasst, wie es das Gesetz vorschreibt.
• Kalender-Feed: Die Verwaltung betreibt einen Kalender-Feed der Belegung für die eigene Hausautomation (Home Assistant) und eigene Kalender-Apps. Er enthält für bestätigte Aufenthalte Zeitraum, Namen der Gäste und Anzahl Personen, dazu Eigenbedarf und Sperrzeiten, aber keine E-Mail-Adressen, Preise oder Nachrichten. Der Feed ist nur über einen geheimen Link erreichbar, den ausschliesslich die Verwaltung kennt und jederzeit erneuern kann. Er wird nicht an Dritte weitergegeben.
• Stromverbrauch: Für jeden Aufenthalt liest die App am An- und Abreisetag um 12 Uhr den Stand des Stromzählers aus der Hausautomation (Home Assistant) und speichert ihn bei der Buchung. Der Verbrauch dient nur der internen Statistik und wird nicht verrechnet. Einsehbar ist er für die Verwaltung; künftig ggf. für Gäste, aber nur für den eigenen Aufenthalt. Die Aufbewahrung folgt der Buchung.
• Dokumentenablage: Belege, Rechnungen und Verträge werden in einem eigenen Dokumentenverwaltungssystem (Paperless-ngx) auf unserem Server abgelegt, Rechnungen und Verträge mit Ihrem Namen als Korrespondent. Es handelt sich nicht um einen externen Dienst; Paperless ist nur intern erreichbar.
• Schutz vor Angriffen: Als Angriff erkannte IP-Adressen können an CrowdSec (Frankreich) gemeldet werden. Es werden nur technische Angaben zum Angriff übermittelt, keine Daten aus Buchungen oder Benutzerkonten.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

8. Hosting und Datenübermittlung ins Ausland

Das Portal wird auf eigenen Servern in der Schweiz betrieben. Sicherungskopien werden ebenfalls in der Schweiz aufbewahrt. Eine Übermittlung von Personendaten ins Ausland findet nur in dem Umfang statt, der in Ziffer 7 für den Schutz vor Angriffen genannt ist (CrowdSec, Frankreich).

9. Aufbewahrung und Löschung

• Buchungen, Rechnungen, Zahlungen, Verträge und Belege bewahren wir während 10 Jahren auf, entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen.
• Gästebuch-Einträge und -Bilder bleiben bestehen, bis sie gelöscht werden. Benutzer können ihre eigenen Einträge jederzeit ändern oder löschen, die Verwaltung kann jeden Eintrag löschen. Gelöschte Einträge und Bilder verschwinden aus der Anwendung, in Datensicherungen bleiben sie bis zu deren Ablauf erhalten.
• Daten der Gästemeldung (insbesondere Geburtsdatum, Nationalität und Ausweisangaben) werden nur so lange gespeichert, wie es für die Meldung und die Abrechnung der Aufenthaltssteuer erforderlich ist, und danach gelöscht oder anonymisiert.
• Benutzerkonten werden bei Austritt deaktiviert, nicht gelöscht, damit Buchungen und Rechnungen konsistent bleiben. Personenbezogene Daten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist entfernt.
• Server- und Sicherheitsprotokolle werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
• Einladungs- und Anmeldelinks verfallen nach Gebrauch bzw. nach kurzer Zeit.

10. Datensicherheit

Die Verbindung zum Portal ist mit TLS verschlüsselt. Der Zugang ist auf eingeladene Personen beschränkt und mit Passkeys geschützt. Berechtigungen sind rollenbasiert: Gäste sehen nur ihre eigenen Buchungen, fremde Zeiträume nur als «reserviert» oder «gebucht» ohne Namen. Interne Systeme sind nicht öffentlich erreichbar. Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, können aber keine absolute Sicherheit garantieren.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten, auf Berichtigung, auf Löschung (soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht), auf Herausgabe Ihrer Daten sowie auf Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen. Anfragen richten Sie bitte an roncomaglio@uinet.ch. Sie werden manuell bearbeitet. Wir können zur Prüfung einen Identitätsnachweis verlangen.

Sie können sich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

12. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich das Portal oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils im Portal veröffentlichte Fassung.